Panduan Format Penomoran Surat FIT
Pedoman resmi struktur format nomor surat dan kode klasifikasi perihal di lingkungan Fakultas Ilmu Terapan (FIT).
1. Anatomi & Struktur Nomor Surat Resmi
[No_Urut] / [Kode_Klasifikasi_Perihal] / [Kode_Fakultas_dan_Penandatangan] / [Tahun]
Penjelasan Setiap Segmen:
Nomor urut yang di-generate otomatis oleh sistem (atau diisi secara manual oleh staf sekretariat). Urutan bersifat tunggal dalam fakultas dan dihitung akumulatif per tahun kalender.
Menandakan bidang dan sub-perihal surat. Contoh:
• AKD01: Perihal Akademik secara Umum (Surat Tugas Mengajar, Ujian, Dosen Pembimbing).
• AKD13: Perihal Magang / Kerja Praktik / MBKM Mahasiswa (masih dalam bidang akademik).
• KMH01: Kegiatan Kemahasiswaan & Lomba Mahasiswa.
• SDM01: Sumber Daya Manusia & Tugas Kedinasan Staf/Dosen.
IT merupakan singkatan Fakultas Ilmu Terapan, dan bagian setelah tanda hubung menunjukkan penandatangan:
• IT-DEK: Ditandatangani oleh Dekan Fakultas Ilmu Terapan.
• IT-WD1 / IT-WD2: Ditandatangani oleh Wakil Dekan I / II.
• IT-SDM / IT-SKR / IT-LAB / IT-LKM / IT-LA / IT-KMH: Ditandatangani oleh Kepala Urusan Layanan.
• IT-D3-RPL / IT-D3-SI / IT-D4-TRM / dll.: Ditandatangani oleh Ketua Program Studi.
• IT-KK-AITM / IT-KK-DBS / IT-RA-ATAP: Ditandatangani oleh Ketua Kelompok Keahlian / Research Alliance.
Empat digit tahun kalender resmi saat surat tersebut diterbitkan.
Daftar Kode Klasifikasi Perihal Surat di FIT
Surat Undangan
Surat Undangan
Klasifikasi 309
Pengabdian Masyarakat Umum
Kegiatan pengabdian kepada masyarakat (Abdimas)
Abdimas Internal
Desa binaan dan program abdimas internal
Abdimas Eksternal
Program kemitraan masyarakat hibah eksternal
Surat Permohonan
Surat Permohonan
Akademik Umum & Surat Tugas Akademik
Penugasan mengajar, bimbingan, sidang, seminar, atau perihal akademik umum
Informasi & Laporan Akademik / PDDIKTI
Laporan data akademik fakultas dan pelaporan PDDIKTI
Perencanaan Akademik
Perencanaan proses belajar mengajar dan jadwal akademik semester
Penerimaan Mahasiswa Baru (PMB)
Proses seleksi, admisi, dan registrasi mahasiswa baru
Program Studi
Pengelolaan dan administrasi program studi
Kurikulum dan Silabus
Perubahan struktur mata kuliah, kurikulum OBE, dan RPS/silabus
Pindah Jurusan / Program Studi
Permohonan dan persetujuan transfer/pindah prodi
Perkuliahan
Pelaksanaan perkuliahan, kuliah dosen tamu, dan presensi
Praktikum & Laboratorium
Jadwal dan penugasan asisten praktikum laboratorium
Ujian dan Evaluasi
Pelaksanaan UTS, UAS, Ujian Susulan, dan evaluasi hasil belajar
Tugas Akhir / Proyek Akhir / Thesis
Pengantar data TA/PA, penguji sidang akhir, dan yudisium
Coop dan Geladi
Program pembinaan coop dan geladi mahasiswa
Kerja Praktek (KP), Magang & MBKM
Surat pengantar & penugasan magang industri, KP, studi independen
Nilai Ujian dan Nilai Mata Kuliah
Koreksi nilai, input KHS, dan berita acara nilai
Rapat / Sidang Akademik
Undangan & notulen rapat pleno akademik fakultas
Transkrip Nilai
Permohonan dan penerbitan transkrip nilai akademik
Ijazah
Dokumen pengesahan dan legalisir ijazah
Wisuda
Pelepasan wisudawan dan pelaksanaan prosesi wisuda
Kalender Akademik
Jadwal kalender operasional akademik universitas
Status Mahasiswa / SKL / Cuti Akademik
Surat keterangan aktif, cuti akademik, dan SKL
Pendaftaran Ulang / Heregistrasi
Heregistrasi semester ganjil/genap
Perubahan Rencana Studi (PRS)
Batal tambah dan penyesuaian mata kuliah
Perwalian dan Bimbingan
Bimbingan dosen wali terhadap mahasiswa
Dispensasi Akademik
Surat izin dispensasi ketidakhadiran kuliah/ujian
Lulusan Berprestasi
Penetapan mahasiswa lulusan terbaik / cumlaude
Rapat dan Koordinasi Akademik
Koordinasi antar program studi dan layanan akademik
Studi Banding / Kunjungan Industri
Kunjungan studi lapangan mahasiswa dan dosen
Laporan Akademik
Laporan capaian pembelajaran semester
Surat Izin Tempat / Kegiatan
Izin penggunaan fasilitas/ruangan kampus atau kegiatan ormawa
Nota Dinas
Komunikasi resmi kedinasan antar unit kerja di lingkungan fakultas
Surat Rekomendasi
Surat rekomendasi beasiswa, perlombaan, atau pertukaran mahasiswa
Surat Keputusan (SK Dekan)
Surat Keputusan pimpinan fakultas untuk kepanitiaan atau penetapan
Surat Keterangan
Surat keterangan aktif kuliah, kelakuan baik, atau keterangan akademik
Surat Pengantar
Surat pengantar permohonan data, magang industri, atau izin studi
Surat Tugas
Surat penugasan tridharma (penelitian/pengabdian/pembimbingan/lomba)
Surat Undangan
Undangan rapat koordinasi, seminar, workshop, atau sidang yudisium
Aset & Logistik Umum
Pengelolaan sarana dan inventaris kampus
BA
BA
Peminjaman Aset & Alat
Peminjaman perangkat keras, kamera, alat bengkel
Peminjaman Ruangan & Lab
Penggunaan ruangan kuliah, lab komputer, aula FIT
Pemeliharaan Aset & Lab
Perbaikan dan perawatan fasilitas laboratorium
Kemahasiswaan Umum
Perihal umum urusan kemahasiswaan
Penghargaan Mahasiswa
Pemberian apresiasi prestasi mahasiswa
Komisi Disiplin Mahasiswa
Pemeriksaan dan tindakan disiplin tata tertib kampus
Kompetisi & Lomba Mahasiswa
Surat tugas delegasi lomba nasional / internasional
Pendidikan & Pelatihan Mahasiswa
Workshop softskills, kepemimpinan, dan LKMM
Pembinaan Karakter
Program pembinaan moral dan karakter mahasiswa
Konseling Mahasiswa
Layanan bimbingan konseling psikologis mahasiswa
Kegiatan Mahasiswa
Izin penyelenggaraan acara dan kegiatan kampus
Organisasi Mahasiswa (Ormawa)
SK kepengurusan Himpunan, BEM, DPM, dan UKM
Orientasi Mahasiswa Baru (PKKMB)
Penyelenggaraan ospek dan pengenalan kampus
Klasifikasi KMH11
Beasiswa Mahasiswa
Rekomendasi & pengelolaan beasiswa internal/eksternal
Asuransi / Kesehatan Mahasiswa
Klaim santunan dan jaminan kesehatan mahasiswa
Laporan Kemahasiswaan
Laporan pemeringkatan SIMKATMAWA
Kemahasiswaan, Lomba & Ormawa
Surat tugas delegasi lomba mahasiswa, kepanitiaan ormawa, dan izin kegiatan
Beasiswa & Rekomendasi Mahasiswa
Surat rekomendasi beasiswa eksternal, studi lanjut, atau program pertukaran
Kerjasama Institusi & Industri (MoU/MoA)
Kerjasama kemitraan, permohonan kunjungan industri, dan MoU/MoA
Keuangan Umum
Administrasi keuangan dan perbendaharaan
Anggaran & RKA
Pengajuan anggaran operasional prodi/fakultas
Pembayaran & Honorarium
Honor narasumber, penguji, dan asisten
Penelitian Umum
Riset dan publikasi karya ilmiah
Klasifikasi LIT02
Klasifikasi LIT03
Kerjasama Penelitian
Riset kolaborasi industri / kampus mitra
Penelitian Internal
Hibah riset dana internal fakultas/universitas
Penelitian Eksternal
Hibah riset Kemdiktisaintek / DRTPM / Kedaireka
Publikasi Hasil Penelitian
Jurnal terindeks Scopus, Sinta, dan prosiding
Konferensi & Seminar
Surat tugas presenter / pemakalah konferensi
BA
BA
Surat Undangan
Surat Undangan
Kerjasama Umum
Kerjasama kemitraan strategis
Penjajakan Kerjasama
Inisiasi komunikasi dengan calon mitra industri/kampus
MoU (Nota Kesepahaman)
Memorandum of Understanding institusi
MoA / Perjanjian Kerja Sama (PKS)
Memorandum of Agreement tingkat fakultas/prodi
IA (Implementation Arrangement)
Pelaksanaan teknis kegiatan kerjasama
Izin Sarana, Ruangan & Lab
Izin penggunaan laboratorium komputer/bengkel dan ruangan serbaguna FIT
SDM Umum & Kepegawaian
Administrasi kepegawaian dosen dan tenaga kependidikan
Perencanaan SDM
Formasi dan kebutuhan dosen/staff
Rekrutasi Dosen & Staff
Penerimaan dosen baru dan asisten laboratorium
Pengembangan Karir / Jafung
Pengusulan Jabatan Fungsional Akademik (JFA)
Studi Lanjut
Surat izin dan tugas belajar S2/S3 dosen
Training dan Sertifikasi
Pelatihan kompetensi dan sertifikasi BNSP/Industri
Perjalanan Dinas
Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD)
Cuti Pegawai
Permohonan cuti tahunan, cuti melahirkan, cuti besar
Kinerja Pegawai (SKP)
Evaluasi BKD (Beban Kerja Dosen) dan performansi pegawai
Penghargaan Pegawai
Apresiasi dosen berprestasi & pengabdian masa kerja
Klasifikasi SDM18
Laporan SDM
Rekapitulasi SDM fakultas
Surat Keterangan
Surat Keterangan
BA Senat
BA Senat
Sekretariat Umum
Persuratan dinas dan tata laksana kantor
Rapat Pimpinan (Rapim)
Rapat koordinasi dekanat dan ketua program studi
Kegiatan Pimpinan / Kelembagaan
Agenda dinas Dekan dan Wakil Dekan
Tata Naskah Korespondensi
Pedoman tata naskah dinas dan format baku
Undangan Dinas Resmi
Surat undangan resmi kegiatan fakultas
Tata Usaha & Surat Undangan Resmi
Surat undangan rapat dinas, koordinasi pimpinan, dan persuratan umum TU
Surat Keputusan (SK Dekan)
Surat Keputusan Dekan untuk kepanitiaan, pengangkatan, dan penetapan kebijakan
Surat Undangan
Surat Undangan